Sul on teha nii palju, aga vähe olulist saad tehtud. Päevas jääb tunde väheks. Sul on probleeme enesejuhtimisega. Et mitte aega raisata siis siin on Sulle 11 produktiivsuse nippi.
1. Ole isekas mõned tunnid päevas!
Uuringud näitavad, et keskmisel inimesel on päevas 4 tundi, millal ta on võimeline keskenduma ja oma parimat tulemust tegema. Ära lase muul tegevusel seda segada, kuna kipume tegema asendustegevusi oluliste tegevuste asemel.
2. Haara kontroll oma hommikute üle!
Üldiselt on inimestel rohkem energiat hommikuti, seega kasuta seda iseenda huvides. Planeeri omale 1-tunnised ajaaknad kõige olulisema asja ära tegemiseks, nendeks võiks olla kuni kaks tegevust. Kui võimalik vali vaikne ala, pane uks kinni jms. See kehtib ka eraelu kohta. Mõtle, mida suudaksid nädalaga ära teha, nii garanteerid iga päev omale 2 tundi kõige produktiivsemat aega.
3. Kasuta oma stressis oleku, väsimuse ja mitte motiveerituse aega kasulikult.
Reaalsus ütleb, et Sul on head päevad ja kehvad päevad. Ajad, kus on energiat palju ja vastupidi ka, kus seda ei ole üldse. Tihti on meil tööülesanded, mis nõuavad loovust ja pingutust, kuid samas on ka ülesanded, mis on tüütud ja peab lihtsalt ära tegema.
Sa pead ise ära tundma ja tegema tüütuid ja lihtsaid asju kehvematel päevadel ja kasutama oma energiat ja loovust energiat täis ajal. Kasuta oma aega targalt ja loo rutiin, mis seda toetaks. Jaga oma ülesanded kolmeks - loovust ja vaimset pingutust vajavad uued asjad, redigeerimist ja viimistlemist vajavad tegevused ning administratiivsed ülesanded, mis lihtsalt vajavad ära tegemist. Mõnel kehvemal päeval võid saada energiat ja hea tunde tagasi, kui saad mõne lihtsa asja ära tehtud.
4. Kaota ära oma To-Do nimekiri, selle asemel kasuta kalendrit.
Kõigil on ööpäevas 24 tundi ja hea ajaplaneerimine aitab sul liikuda soovitus suunas. On hea, kui suudad hinnata aega, kui kaua Sul ühe või teise asja tegemine aega võtab, aga on veel parem, kui paned see arvatava aja kindla päeva peale kalendrisse, nii on selle oma aega ja koht,mi son juba osa suuremast plaanist.
Ja on veelgi parem, kui sinu kalendris on planeeritud ka muud tegevused, mitte ainult kohtumised ja koosolekud - lisa pausid nt transpordiaeg, lõuna jms, muud kohustused, vabaaeg, trenni ajad jne. Sul on ööpäevas 24 tundi, vaata oma aega, kui tervikut, nii hoolitsed selle eest, et oluline saaks tehtud ja taastumiseks oleks ka aega.
5. Kui midagi saab tehtud 80% kellegi teise poolt, siis delegeeri!
John C. Maxwell on öelnud - kui keegi saab teha Sinu kõige olulisemaid asju ainult 80% siis tee neid ise. Samas tegevusi, mis ei ole Sinu kõige olulisemad tegevused, aga saavad valdavas osas kellegi teise poolt tehtud, delegeeri võimalusel edasi, et saaksid ise keskenduda enda kõrgeimale potentsiaalile.
6. Jälgi oma postkasti hügieeni!
Pidev e-kirjade jälgimine ja sõnumite saatmine vähendab sinu mentaalset võimekust ja keskendumist. Seega loo endale süsteem ja planeeri endale aeg, millal postkasti korrastamisega tegeled. Arhiveeri kõik oma e-kirjad 24-48 tunni jooksul. Loo kaustasüsteem endale ja sorteeri kirjad tegevuste/klientide jne järgi. Kui oled julge, kustuta. On oluline, et inimestel oleks ülevaade ja kontroll oma tegevuste üle. Kui midagi on jäänud seisma pikaks ajaks, siis see ei olnud oluline. NB! Lahku meililistidest, mis jagavad sisu, mis pole sulle relevantne ja/või kasulik.
7. Koosolekud kontrolli alla!
Palu koosoleku korraldajalt enne igat koosolekut kava, mis on plaanis päevakorda võtta. Kaalu, kas Sa kindlasti pead seal osalema ja kas Sinu osa saaks tehtud 1-minutilise e-mailiga? Ära lase koosolekutel sisse sõita enda planeeritud aega (vt ka punkti 2).
8. Oska öelda „ei“!
Kui päevad lendavad ja Sa ei saa midagi tehtud, siis nähtavasti ütled liiga palju „jah“ ettepanekutele ja teemadele, mis aina kuhjuvad ja põletavad Sind pikas plaanis läbi. Sa lased inimestel röövida Sinu väärtusliku aega, mida peaksid kasutama muuks tegevuseks, ilma et Sa seda ise märkaksid.
Ütle „ei“, aga põhjenda alati miks Sa ei ütled. Paku vajadusel välja lahendusi, kuidas saaks tegevused tehtud, millele Sa „ei“ ütled.
9. Leia omale töö lõpetamise rituaal!
Cal Newport’i raamatus „Deep Work“ soovitab samme iga tööpäeva lõpuks:
- Vaata üle oma tegemata eesmärgid ja tegevused;
- Kirjuta üles ja planeeri kindla aja peale tulevikus. Mida vähegi saad, kustuta ära. Kui ei jõudnud teha õigeks ajaks, siis võib-olla see ei olnudki see oluline.
- Kui lõpetad, ütle endale häälega: „Nüüd ma lõpetasin tänaseks!“. See aitab Sind oma meeli ümber häälestada ja vabastada ennast töö mõtetest. Lisaks täites punkti 9, on Sul kõik kontrolli all ja planeeritud.
10. Arutle oma juhiga järgmiste küsimuste üle - kui palju ma peaksin tegema keskendumist nõudvat tööd ja kui palju midagi lihtsamat...
- Näiteks, kui Su juht ütleb, et 60% peaks olema keskendumist nõudev ja tegemist on loova tööga, siis aruta, kuidas töökeskkond ja võimalused selle järgi seada. Tuvastage segajad ja korraldage nii, et neid oleks võimalik minimeerida.
- Kui Sulle öeldakse, et vähem, kui 50% siis rääkige läbi prioriteedid. Mõtle, kuidas saaksid rohkem lisaväärtust luua, automatiseerida, delegeerida jne.
11. Lõpeta vabanduste otsimine!
Sa oskad ja saad paremini, ära raiska oma energiat ja aega mõttetute vabanduste välja mõtlemiseks. Kui tahad parandada oma ajajuhtimist, siis küsi endalt - mis Sind tegelikult tagasi hoiab? Pea iseendaga südamest südamesse vestlus ja vaata, mis Sind takistab oma eesmärke saavutamast. Pane need kirja ja püüa leida lahendused, kuidas samm-sammult oma unistustele lähemale liikuda.
Loo endale rutiin, kuid luba endale ka neid nö „patupäevi“, kus võtadki vabamalt ja lased asjadel lihtsalt olla. Usu, meil kõigil on selliseid madalseise ja hirme, kuid oluline on nendele otsa vaadata ja neid ületada ning vähehaaval neid nippe rakendades on kindlasti töö tulemuslikum. Samas pea meeles, et nendest nippidest on kasu ainult siis, kui kasutad neid järjepidevalt!
Soovime edu Sulle nende nippide rakendamisel!