Kolmteist olulisemat küsimust ja vastust, mis puudutavad saldoteatist.
Mis on saldoteatis?
Oma olemuselt on saldoteatis kinnitus-järelepärimine. Veel kasutatakse ka nimetust saldoküsitlus, saldopäring jt.
Saldoteatiseks nimetatakse sellist (raamatupidamis)dokumenti, mis edastatakse isikule, kelle vastu omatakse mingisugust materiaalset (või immateriaalset) nõuet või kelle ees omatakse mingisugust kohustist, eesmärgiga saada (täiendav) kinnitus samas väärtuses nõude või kohustise olemasolu kohta vastaspoole raamatupidamises. Saldoteatis võib lisaks sisaldada päringut ka tehingute summade kohta perioodi jooksul (tulude ja kulude summad, mahud jmt).
Saldoteatis peab sisaldama vähemalt järgmist informatsiooni:
- saatja andmed (sh kontaktisiku andmed, kellega võimalik detaile täpsustada);
- saatmise kuupäev;
- saaja andmed;
- vastuse tagasisaatmise hiliseim hetk;
- eelistatud vastuse saatmise viis (e-post, faks vms);
- võrdluse teostamise kuupäev (ja/või periood);
- kohustiste või nõuete väärtused;
- pädeva kinnitaja nimi, roll (amet) ja allkiri.
Miks saldoteatist vaja on?
Et võrrelda vastaspool(t)ega tehingute tulemusi ning veenduda, kas pooled on aktsepteerinud samas rahalises vääringus tehingut/tehinguid.
Kellele on saldoteatist vaja?
Saldoteatisi on vaja kindlustunde saamiseks-tekitamiseks, et raamatupidamiskohustuslasest majandusüksuse aruandeperioodi tehingud on kajastatud korrektselt (tehingu vastaspool on õige, kõik tehingud on kajastatud ja on tegelikult toimunud, kogused ja hinnad on korrektsed, laekumise tõenäosus ei ole (osaliselt) kahtlane).
Kas saldoteatise saatmise nõue/kohustus tuleneb seadusest?
Päringu-võrdluse tegemise vajadus tuleneb varade ja kohustiste inventeerimise kohustusest, mis on fikseeritud raamatupidamise seaduses.
Kas saldoteatise väljastamine on kohustuslik või vabatahtlik?
Kui on võimalik läbi viia mõni tulemuslikum või võrreldavalt tulemuslik inventuuri teostamise protseduur või ka kui tegemist on ebaoluliste summadega, siis ei ole saldode inventeerimise kohustust.
Kes peaks saldoteatise saatma?
Kõik raamatupidamiskohustuslased võiksid aastainventuuridega seoses bilansikuupäeva seisuga saldoteatiseid saata, kui on tegemist oluliste nõuete ja kohustiste (ja/või tulude ja kulude) summadega. Praktiline oleks koostööpartneritega kujundada nn hea tava, kus saldoteatisi saadab välja üks pool (näiteks nõude omanik) ja teine pool kinnitab, sest muidu saadetaks saldoteatisi välja topelt.
Lisaks, kui tegemist on auditiga (või ülevaatusega), siis võib vandeaudiitor paluda, et teatise saadaks välja auditeeritav ettevõte, kuid vastus tuleks otse vandeaudiitorile.
Vandeaudiitor võib auditi (või ülevaatuse) käigus ka ise otse tehingu teis(t)e osapool(t)ega saldoküsitlusi teha.
Millal saldoteatist saata?
Kui alternatiivset, tõhusamat saldode inventuuri teostamise viisi ei ole ning tegemist on oluliste summadega (sh hinnangu aluseks ei ole mitte ainult saldod vaid ka aastakäibed), tuleb saldoteatised-päringud välja saata.
Saldoteatised võib saata nii aruandeperioodi lõpu bilansikuupäeva kui ka mõne muu (mitte oluliselt erineva) bilansikuupäeva (nt kuu aega enne aruandeperioodi lõppu) seisuga.
Kellele saldoteatist saata?
Kõigile oluliste tehingu(te) teis(t)ele osapool(t)ele.
Kuidas saldoteatist saata?
Kasutatakse erinevaid saatmisviise:
- nn positiivne kinnitamine - palve kindlasti vastus saata/saldod kinnitada (või saata omapoolne saldo),
- nn negatiivne kinnitamine - (teatud kuupäevaks) vastuse mittesaatmisel loetakse saldo(d) kinnitatuks.
Eristatakse positiivset ja negatiivset kinnitamist. Positiivse kinnituse puhul kinnitatakse, kas teine osapool nõustub või ei nõustu esitatud informatsiooniga. Negatiivse kinnituse puhul vastatakse ainult juhul, kui teine osapool ei nõustu esitatud informatsiooniga. Tuleb silmas pidada, et negatiivne kinnitus annab väiksema kindlustunde saldo õigsuse osas (ei või teada, kas tegelikult ka nt saldokinnitus jõudis kohale).
Oluline on siinjuures vastuse saamise (optimaalne) kiirus – kiirema vastuse korral jääb rohkem aega tehingupoolte vaheliste saldode erinevuste selgitamiseks ja korrigeerimiseks. Tehniliselt (nt kas e-post või digiallkirjastatud kinnitus) sõltub kindlustundest, mida soovitakse (lisaks) saada – erinevalt ülesehitatud saatmisviisid ja vastamisviisid garanteerivad väiksema petmise võimaluse. Samuti võib vastuste nõutav kasutuskõlbulikkus näiteks kohtuprotsessis olla erinev sõltuvalt vastamise viisist.
Saldoteatiste puhul võib kasutada erinevaid lähenemisviise ka summade võrdlemisel. Juhul, kui summad on saldoteatises esitatud, võib olla suurem risk, et teine osapool kinnitab summa ära ilma saldosid tegelikult kontrollimata. Juhul, kui summad tuleb kirjutada teisel osapoolel endal, võib see viia madalama vastamise määrani, kuna nõutakse teiselt osapoolelt suuremat pingutust-panustamist.
Milline saldoteatis peaks olema?
Sõltuvalt asjaoludest võib saldoteatis olla üles ehitatud erineva detailsusega (sisaldades kas ainult saldot (aruande)perioodi lõpu bilansikuupäeva seisuga või näiteks ka tehingute mahtusid, seonduvaid garantiisid ja tagatisi jpm).
Kui pikk võiks olla saldoteatisele vastamise aeg?
Saldoteatisele vastamise aeg peab olema vastajale mõistlik (sõltub mitmetest asjaoludest nagu vastusinfo töötlemise mõistlik aeg, vastamisperioodi langevad riigipühad ja puhkused, vastaja geograafiline asukoht jne). Vastamiseks ebamõistlikult lühikese aja andmist võib käsitleda pahatahtlikkusena ja/või ebaviisakusena, mis omakorda mõjutab vastuste saamise hulka (tavapäraselt negatiivselt).
Mida peaks tegema juhul, kui saadetud saldoteatisele vastust ei tule?
Siis tuleb raamatupidamiskohustuslasel rakendada võimalikke alternatiivseid inventeerimise ja kindlustunde saamise protseduure. Näiteks müügiarvete ja pangalaekumiste inventuur-analüüs, mida võrreldakse kauba väljastamisega laost ning raha laekumistega. Tavapäraselt on alternatiivsed inventeerimise protseduurid aga keerukamad ja ajamahukamad ning ka tulemuste õigsuse kohta väiksemat kindlustunnet pakkuvad.
Mis kasu saab raamatupidamiskohustuslasest majandusüksus (e juhtkond) saldoteatise saatmisest?
Tavapäraselt on arvestuse ja aruandluse korraldamise eest vastutavate isikute kasu alljärgnev:
- täidetakse äriseadustikus nõutava piisava hoolsuskohustuse nõuet;
- saavutatakse asjakohane kindlustunne, et asjad on korras;
- auditiks (või ülevaatuseks) kuluv aeg muutub muudel võrreldavatel tingimustel lühemaks.