Eesti äriühingute, eelkõige osaühingute seas leidub palju n-ö ühemehefirmasid. Nii võib ettevõtte ainuosanik olla ka juhatuse liige, ning samal ajal osutada sisulist teenust, näiteks raamatupidamisteenust. Sellisel juhul kogu äriühingu funktsioneerimine on sõltuvuses ühest isikust. Sellisest ettevõtte töökorraldusest tuleneb päris mitu riski eelkõige äriühingu võlausaldajate või teenuste tellijate jaoks. Mõned nendest riskidest realiseeruvad juhul, kui ettevõtet juhtiv isik sureb.
Analüüsime olukorda, kasutades näitena eelkõige raamatupidamisteenuste tellija vaatenurka. Teenuse pakkuja ehk raamatupidaja on tihedalt seotud tellija ettevõtte tegevusega. Loomulikult on raamatupidaja esimene kontaktisik, kui peame silmas raamatupidamise dokumentide esitamist, koostamist, aga ka säilitamist. Üsna keeruliseks võib tellija jaoks osutuda raamatupidamise dokumentidele ligipääsu saamine, kui tegemist on just eespool kirjeldatud situatsiooniga.
Kuidas on võimalik tellijal oma dokumendid kätte saada, kui surnud raamatupidaja valduses on ettevõtte raamatupidamises vajalikud dokumendid?
Õigusjärglus ja pärimine
Mis saab osaühingust, kui selle ainuosanik ja ainus juhatuse liige sureb? Osaühingu asutamine või lõpetamine sõltub otseselt selle kohta äriregistris vastava kande tegemisest või kande kustutamisest (TsÜS § 26 lg 2, TsÜS § 45 lg 2). Järelikult osaühingu õiguslik staatus ei muutu selle ainuosaniku ega ka ainsa juhatuse liikme surmaga. Osaühing eksisteerib edasi. Tõsiasi on aga see, et sisuliselt peatub ettevõtte tegevus määramatuks ajaks.
Osaniku ja juhatuse liikme positsiooni üleandmine teistele isikutele toimub erinevalt. Osaühingu osad on päritavad ning kuuluvad pärandvara hulka (loomulikult ainult siis, kui see ei ole põhikirjaga välistatud) (ÄS § 153 lg 1). Juhatuse liikme positsioon ei ole päritav põhjusel, et õigused ja kohustused, mis on pärandaja isikuga lahutamatult seotud, pärijatele üle ei lähegi (PärS § 2, TsÜS § 6 lg 1). Sellisel juhul lõppevad juhatuse liikme volitused ära tema surmaga.
Üldjuhul (eeldades, et pärandajal surma hetkel ei olnud kehtivat testamenti ega pärimislepingut) läheb pärand üle seaduse alusel pärimismenetluse käigus. Kuid osaühingul ühtegi teovõimelist juhatuse liiget enam ei ole, tuleb huvitatud isikul (kelleks ongi antud juhul näiteks raamatupidamisteenuste tellija) pöörduda kohtusse, et surnud juhatuse liikme asemele uus juhatuse liige määrataks (TsMS § 602, ÄS § 184 lg 6). Kohtu poolt määratud juhatuse liikme volitused kestavad kuni uue juhatuse liikme määramiseni osanike poolt. Ehk alles pärandi vastuvõtmise järgselt saavad pärijad kui osanikud nende poolt soovitud kandidaati juhatuse liikmeks määrata ja taastada ettevõtte juhtimisprotsessi.
Siin seisnebki peamine risk äriühingu reaalse tegevuse taastamise venimises pärimismenetluse ja/või kohtumenetluse tõttu. Raamatupidamise dokumendid on aga jätkuvalt selle äriühingu valduses.
Raamatupidamise dokumentide säilitamise kohustus
Raamatupidamise dokumentide säilitamise kohustus on seadusest tulenev kohustus (RPS § 12). Raamatupidamise seadus kohustab raamatupidamiskohustuslast säilitama raamatupidamisega seotud dokumente. Raamatupidamiskohustuslased on loetletud raamatupidamise seaduse § 2 ning nende hulka kuulub ka iga eraõiguslik juriidiline isik.
Järeldus, et säilitamiskohustus on seadusega pandud just äriühingule endale, nimelt selle juhatusele (ÄS § 183), mitte raamatupidajale ega raamatupidamisteenust osutavale äriühingule. Raamatupidamise dokumentide säilitamise eest vastutab äriühingu juhatus.
Asjakohane on siin mainida äriühingu juhatuse liikme hoolsuskohustust. Iga juhatuse liige peab oma kohustusi täitma korraliku ettevõtja hoolsusega, mis hõlmab loomulikult ka raamatupidamise dokumentide säilitamist (ÄS § 187 lg 1).
Tavaliseks praktikaks ja kasulikuks nõuandeks on kokku leppida üksikasjalikult säilitamiskohustuse detailid raamatupidamisteenuste tellija ja raamatupidamisteenuste osutaja vahelises lepingus. Raamatupidajale saab vastutus tekkida ainult võlaõigusliku õigussuhte olemasolul ehk tellijaga sõlmitud lepingust tulenevalt. Ka tellijal on raamatupidamisteenuse osutamise lepingus kokkulepitud dokumentide säilitamiskorra olemasolul arusaadavam, kes, kuidas ja kui kaua dokumente säilitama peab.
Väljaandmiskohustus
Raamatupidamisteenuste osutamise puhul on reeglina tegemist käsunduslepinguga, milles lepitakse kokku konkreetse ülesande täitmine. Käsundisaaja tegevus on suunatud töö tegemise protsessile, mitte tulemusele. Tegu oleks töövõtulepinguga aga siis, kui lepitakse kokku konkreetse töö valmistamises või selle muutmises või teenuse osutamisega muu kokkulepitud tulemuse saavutamises. Seega on töövõtuleping alati tähtajaline ja ei sobi reeglina raamatupidamisteenuste osutamiseks, mis on oma olemuselt kestva iseloomuga teenused.
Raamatupidamise dokumentide väljanõudmise esimeseks võimaluseks on võlaõigusseadusest tulenev väljaandmiskohustus. Võlaõigusseaduse § 626 lg 1 kohaselt peab käsundisaaja käsundiandjale välja andma selle, mis ta seoses käsundi täitmisega on saanud või loonud, samuti selle, mis ta käsundi täitmiseks sai ja mida ta käsundi täitmiseks ei kasutanud ega enam seda ei vaja. Väljaandmise kohustuse objektiks võivad olla nii asjad kui ka õigused, sh raha. Seega saab osaühing nõuda raamatupidamisteenuse osutajalt raamatupidamise dokumentide väljaandmist, kui need on raamatupidamisteenuse osutaja valduses, kuna teenuse tellija vajab neid enda raamatupidamise kohustuse edasiseks täitmiseks.
Tagastamiskohustus lepingu lõpetamisel
Teine võimalus on ettevõtte ja raamatupidamisteenuse osutaja vahel sõlmitud lepingu lõpetamine kas lepingu või seaduse alusel. Käsundiandja saab lepingu erakorraliselt üles öelda võlaõigusseaduse § 631 alusel, kui ilmneb, et kõiki asjaolusid arvesse võttes ja mõlema lepingupoole huvisid kaaludes ei või oodata, et lepingut üles öelda sooviv pool jätkaks käsunduslepingu täitmist kuni ülesütlemistähtaja või lepingu tähtaja möödumiseni või käsundi täitmiseni. Järelikult kui lepingu täitmine ei ole enam võimalik raamatupidamisteenuse osutaja poolt, siis raamatupidamisteenuse tellija saab teenuse osutamise lepingu lõpetada. Erakorraline ülesütlemine on lubatud, kui esineb põhjus, mis välistab käsundi edasist täitmist.
Teenuse osutamise lepingu ülesütlemise korral võib kumbki lepingupool nõuda lepingu alusel üleantu tagastamist ning saadud viljade ja muu kasu väljaandmist, kui ta ise tagastab üleantu. Järelikult peale lepingu lõpetamist saab raamatupidamisteenust tellinud ettevõte nõuda teenuse osutajalt raamatupidamise dokumentide väljaandmist.
Juhul, kui Teil tekib teema kohta täiendavaid küsimusi, pöörduge palun BDO spetsialistide poole.