Raamatupidamisprogrammi vahetus on sisuliselt üks pikk projekt nagu iga teinegi oma konkreetsete vaheetappidega. Projektil on planeerimise, täideviimise ja hindamise etapid. Igal etapil on omad ohukohad, millele varakult tähelepanu pöörates on võimalik kogu protsess sujuvamalt ja valutumalt teostada. Sageli tähendab see ka kogu projektile odavamat hinnalipikut. Seetõttu on oluline osata ette näha võimalikke kitsaskohti ja neid võimalusel vältida.
Raamatupidamisprogrammi vahetusel on tavaliselt konkreetne põhjus:
- Tihtipeale ei täida enam olemasolev tarkvara kasvava või muutuva organisatsiooni vajadusi, olgu selleks siis aruandlus, projektisüsteem või üleüldine protsesside ajakohastamine. Kui organisatsiooni struktuur on oluliselt muutunud ja nõuab teistsugust aruandlust (näiteks konsolideerimist), mida olemasolev tarkvara ei võimalda piisavalt efektiivselt teostada, tasub igal juhul mõelda raamatupidamisprogrammi vahetusele.
- Tihti on raamatupidamistarkvara vahetus seotud ka teiste ettevõtte IT-lahenduste muudatustega: näiteks ei ühildu raamatupidamisprogramm uue kassasüsteemi või laoprogrammiga, tööaja jälgimise süsteemidega jne.
- Raamatupidamisprogramm võib olla ka lihtsalt vananenud ja/või ei vasta uutele IT-turvalisuse nõuetele, sh GDPR nõuded.
- Raamatupidajate vahetumisel või lisandumisel ettevõtte kollektiivi, tulevad uute inimestega kaasa ka uued ideed ja teadmised, sh erinevate raamatupidamisprogrammide võimaluste osas. See võib samuti olla tarkvara vahetamise protsessi käivitajaks.
Planeeri hoolega
Kui otsus tarkvara vahetamise vajalikkuse osas on langetatud, tuleb koostada kogu protsessile vähemalt esialgne ajakava ja määrata vastutaja. Kogu projekti peaks juhtima konkreetne inimene, kes projekti õnnestumise eest vastutab ja kõikides etappides töid koordineerib. Ajakava peaks sisaldama kõiki projekti etappe alates ettevõtte vajaduste kaardistamisest kuni tulemuste hindamiseni. Ajakava sõltub ettevõtte ressurssidest: kui inimressurssi projekti panna ei ole, aga on olemas piisavalt rahalisi vahendeid, võib olla mõistlik protsessi juhtimine sisse osta. Tarkvarafirmad pakuvad täna väga mõistlikke lahendusi, samuti on võimalik kaasata raamatupidamisbüroosid, kellel samuti kogemus ja oskusteave olemas on.
Kõik ettevalmistavad tegevused võiks ideaalis olla tehtud vana majandusaasta sees, et alustada uue programmiga uue majandusaasta algusest. See teeb andmete ületoomise oluliselt lihtsamaks ja vähendab võimalikku topelttööd. Näiteks on väga keeruline koguda andmeid auditi jaoks kahest erinevast raamatupidamisprogrammist. Ajakava koostamisel ei tohiks olla liialt optimistlik. Ühelt poolt tuleb alati ette ootamatuseid, mille jaoks tasub jätta piisavalt varu. Teisalt tuleb ka arvestada, et uue programmi kasutuselevõtul läheb alguses sama töö tegemiseks rohkem aega. Seda probleemi ei ole võimalik täielikult vältida, aga mõju saab korraliku koolitamisega vähendada.
Projektijuhti eestvedamisel tuleks kaardistada ära ettevõtte vajadused uue programmi osas. Selleks on mõistlik rääkida erinevate tarkvaralahenduste pakkujatega, kes oma programmi tutvustaksid. Enne lõpliku valiku tegemist tasuks paluda asjaosalistel uut võimalikku tarkvara reaalselt proovida. Siin me ei räägi ainult raamatupidajatest, vaid kõigist osapooltest, kes uue süsteemiga tööle hakkavad. Tagasiside puhul tuleb arvestada sellega, et osa kriitikast ei tulene kindlasti programmi puudustest, vaid on tingitud inimeste üldisest vastuseisust muudatustele. Seetõttu peaks kindlasti ka projektijuht ise võimalikke sobivaid tarkvarasid proovima ning andma omapoolse hinnangu erinevatele programmidele nii kasutajakogemuse kui suutlikkuse seisukohast.
Võta kaasa ainult vajalik
Enne andmete ületoomist on mõistlik kaardistada, missuguseid andmeid ja mis kujul ettevõttel päriselt vaja läheb. Andmebaasidesse kipub kogunema ka palju sellist infot, mida keegi ei kasuta või mis on vananenud ja mida ei ole ka raamatupidamisseadusest lähtuvalt vajalik säilitada. Rangete andmekaitseseaduste valguses tasub järgida kuldreeglit “vähem on parem”. Too üle ainult see info, mis on tõesti vajalik.
Raamatupidamisandmete seisukohalt tasub tähele panna järgmist:
- Vaata üle ettevõtte kontoplaan, kas see on ajakohane, on vaja kontosid juurde luua või võib hoopis olemasolevaid kontosid ühendada/kustutada ja kasutada vajadusel rohkem objekti- või projektisüsteeme.
- Kui rahavoog võimaldab, hoia tasumata ostuarvete nimekiri pigem lühike. See teeb ostuarvete saldo ületoomise lihtsamaks.
- Vaata üle tasumata müügiarvete nimekiri (kas on vaja ebatõenäoliselt laekuvaid nõudeid või tasumata sendivahesid maha kanda).
- Inventeeri laoartiklid ja põhivarad.
Kui mingil põhjusel tuuakse andmed ühest programmist üle majandusaasta keskel, on ettevõttel kaks alternatiivi: kas tuua üle andmed puhtalt finantskannetena või dubleerida käimasolevat perioodi majandusaasta algusest alates. Mõlemal viisil on omad plussid ja miinused. Finantskannete importimisel uude süsteemi ei tule kande alusdokumendid alati manustena uude süsteemi kaasa, samuti ei ole võimalik näha detailsemat infot kande kohta. Andmete dubleerimisel võivad tekkida erinevused vana ja uue raamatupidamisprogrammi vahel seoses periodiseerimiste, konteerimiste või ka lihtsalt väiksemate vigade väljatulekuga. Ükskõik, milline viis andmete ületoomisel valida, tasub konsulteerida tarkvara pakkujaga ja leida koos ettevõttele sobivaim lahendus.
Kasutajate koolitamine
Kogu protsessi õnnestumiseks on väga oluline uue programmi tulevaste kasutajate põhjalik koolitamine programmi võimaluste osas, sealhulgas tutvustada tööd kiirendavaid klahvikombinatsioone ja erinevaid asjakohaseid otsinguvõimalusi. Erinevad automatiseerimislahendused tuleks kohe alguses tarkvara pakkuja abiga tööle panna, et koolitamise etappi jõudes saaksid kasutajad neid reaalselt proovida. Uued tööprotsessid tuleb paika saada võimalikult varakult. Fookus peaks olema ettevõtte kui terviku töö efektiivsuse tõstmisel, mis peaks olema ka kasutajatele selgelt kommunikeeritud.
Enne lõplike järelduste tegemist projekti edukuse osas tuleks lasta protsessidel lõplikult paika loksuda. Muutused tekitavad enamasti vastuseisu aga uute harjumuste välja kujunedes imestatakse sageli, miks neid muutuseid juba varem ei ole läbi viidud. Ideaalis olete jõudnud lahenduseni, mis võimaldab ettevõttel oma põhitegevusele keskenduda ning saada vajalikke finantsaruandeid kiiremini ja põhjalikumalt väiksema ressursikuluga.
Kokkuvõtteks:
- Planeeri programmivahetust põhjalikult ja koosta ajakava;
- määra kogu protsessile üks koordinaator ja vastutaja;
- arvesta ressurssidega, vajadusel hangi väljast juurde;
- korrasta (raamatupidamis)andmed enne nende üleviimist;
- koolita asjaosalisi.
Juhul, kui teil tekib teema kohta täiendavaid küsimusi, pöörduge palun BDO Eesti spetsialistide poole.